Inspección de trabajo y registro horario
El registro de jornada no se guarda para uno mismo: la ley lo pone a disposición de tres destinatarios distintos, y la Inspección de Trabajo es solo uno de ellos. Saber qué pueden pedir, y poder entregarlo el mismo día, es la diferencia entre un trámite y un expediente.
Quién puede pedir el registro
El artículo 34.9 nombra a tres: las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los tres tienen el mismo derecho de acceso durante los cuatro años de conservación.
Que un empleado pida su propio registro no es una petición extraordinaria a la que haya que buscar encaje: es un derecho reconocido en el mismo párrafo que la obligación de conservarlo.
Fuente: Art. 34.9, párrafo tercero, del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado en el BOE).
Qué pueden pedir en una visita
Lo exigible es el registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, del periodo que se esté comprobando. En la práctica el requerimiento suele acotarse a unos meses y a unas personas concretas.
Junto al registro es habitual que se pidan los documentos que permiten contrastarlo:
- Contratos y jornada pactada, para comprobar si lo registrado encaja con lo contratado.
- El acuerdo o la decisión que documenta cómo se organiza el registro en la empresa, y la consulta previa a los representantes si los hay.
- Registro de horas extraordinarias y su compensación.
- Cuadrantes o calendarios laborales, para contrastar lo previsto con lo realizado.
Fuente: Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado en el BOE).
En qué formato hay que entregarlo
La norma vigente no impone un formato concreto. Lo que sí exige es que el registro esté a disposición, es decir, que se pueda consultar y entregar cuando se requiera y sin demora injustificada.
Un registro que solo existe dentro de una aplicación de la que nadie sabe extraer datos cumple mal ese requisito. Conviene tener probado, antes de que llegue el requerimiento, que se puede sacar el periodo pedido en un fichero legible.
No entregar lo requerido, o dificultar la actuación inspectora, tiene su propio régimen sancionador al margen del incumplimiento de fondo.
Fuente: Art. 50 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (texto consolidado en el BOE).
Registro horario y protección de datos
El registro de jornada se trata porque lo impone una obligación legal, no por consentimiento de la plantilla: pedir consentimiento para fichar sería inadecuado, porque en una relación laboral no puede considerarse libremente prestado.
Eso mismo obliga a la minimización: se registra el tiempo de trabajo, no más. Los motivos de una corrección o de una ausencia pueden contener información sensible y no forman parte de lo que hay que exhibir de forma indiscriminada.
Cómo llegar preparado
- Comprobar que el registro incluye hora de inicio y de fin, no solo el total de horas.
- Tener documentado cómo se decidió el sistema de registro y, si hay representantes, la consulta previa.
- Probar la exportación de un periodo cualquiera antes de necesitarla.
- Revisar que las correcciones de fichajes tienen motivo y autor, porque es lo primero que se mira cuando las horas cuadran demasiado bien.
- Guardar los cuatro años completos, incluidos los de personas que ya no están en la empresa.
Cómo lo resuelve Jornal
Jornal está construido para que entregar el registro sea un trámite de minutos y para que lo entregado se sostenga si se mira de cerca.
- Enlace de acceso para el inspector, acotado a una empresa, un periodo y una fecha de caducidad, revocable en cualquier momento y sin necesidad de crearle una cuenta.
- Queda constancia de cuándo se usó ese enlace y cuántas veces.
- Exportación del registro en CSV y JSON, con una línea por fichaje: entrada, salida, pausas, minutos netos, origen del fichaje, correcciones y quién las hizo.
- Informes de jornada en Excel de cualquier periodo, y exportación mensual en el formato que piden las gestorías.
- El inspector ve que un fichaje fue modificado y por quién, sin que se expongan de forma indiscriminada los motivos, que pueden contener datos personales sensibles.
En el centro de ayuda están las guías paso a paso de cada una de estas funciones.
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Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional. Para un caso concreto, y en particular para lo que dependa del convenio colectivo aplicable, consulta con tu asesoría laboral.