Fichaje digital obligatorio: qué exige la ley hoy

Quién está obligado y desde cuándo

Desde el 12 de mayo de 2019 toda empresa debe garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. La obligación la introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

No hay exención por tamaño de plantilla ni por sector. Afecta también a la jornada completa, no solo a la parcial: antes de 2019 solo los contratos a tiempo parcial tenían registro obligatorio, y ese es el origen de la confusión que todavía circula.

Fuente: Art. 10 del Real Decreto-ley 8/2019, que da nueva redacción al art. 34.9 ET (texto consolidado en el BOE).

Qué hay que registrar exactamente

La ley pide el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. No basta con el cómputo total de horas del mes ni con dar por supuesto el horario del contrato: hay que reflejar la hora a la que se empieza y a la que se termina, cada día.

El registro es de la jornada realizada, no de la prevista. Un cuadrante publicado no es un registro de jornada.

• Hora de inicio y hora de fin de la jornada, día a día.
• De cada persona trabajadora, incluidas las de jornada completa.
• Sin perjuicio de la flexibilidad horaria que la propia empresa tenga pactada.

Fuente: Art. 34.9, párrafo primero, del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado en el BOE).

Cómo se decide el sistema de registro

El sistema no lo impone la ley: se organiza y documenta por convenio colectivo o por acuerdo de empresa y, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

Esa consulta previa es un requisito del propio artículo, no una recomendación. Si en la empresa hay representación legal, conviene dejar constancia de que se hizo.

Fuente: Art. 34.9, párrafo segundo, del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado en el BOE).

Cuánto hay que conservarlo y quién puede pedirlo

Los registros se conservan durante cuatro años y permanecen a disposición de tres destinatarios distintos: las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Conviene leer «a disposición» de forma literal: no es solo guardarlo, es poder entregarlo cuando cualquiera de los tres lo pida. Un registro que existe pero que nadie sabe extraer cumple a medias.

Fuente: Art. 34.9, párrafo tercero, del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado en el BOE).

Vale el papel o la hoja de cálculo

Hoy sí. La norma vigente no impone soporte: exige que el registro sea diario, fiable y conservado cuatro años, pero no dice que tenga que ser digital. El papel y la hoja de cálculo siguen siendo válidos mientras cumplan eso.

El problema práctico no es la legalidad, es la prueba: un cuaderno de firmas o una hoja que cualquiera puede reescribir a posteriori es difícil de sostener ante una inspección que pregunte quién modificó qué y cuándo.

Qué cambiaría con el real decreto en tramitación

A 7 de septiembre de 2026 este real decreto no se ha publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable al proyecto el 23 de marzo de 2026 y la tramitación se aplazó a septiembre de 2026. Mientras no se publique no obliga a nada: lo exigible es lo que recoge esta guía.

El proyecto que se ha ido conociendo apuntaba a un registro necesariamente digital, con acceso remoto de la Inspección y con un régimen sancionador más duro que el actual. Mientras no se publique el texto definitivo en el BOE ni el contenido ni las fechas de entrada en vigor están cerrados, así que no tiene sentido tomar decisiones sobre importes o plazos concretos.

Lo que sí se puede hacer sin riesgo es lo que ya es exigible hoy: registrar la hora de inicio y de fin de cada jornada, conservarlo cuatro años y poder entregarlo. Una empresa que ya cumple eso no tiene nada urgente que cambiar el día que el real decreto salga.

Fuente: El art. 34.7 ET habilita al Gobierno a establecer especialidades de registro por sectores: es la base legal de este real decreto (texto consolidado en el BOE).