Información para personas trabajadoras

1. Para qué es este documento

Tu empresa usa Jornal, una aplicación para registrar la jornada de trabajo. La ley obliga a todas las empresas en España a llevar un registro diario de la jornada de su plantilla, y esta aplicación es la herramienta con la que la tuya lo hace.

Este documento te explica, en lenguaje claro, qué datos tuyos se registran cuando usas Jornal, quién puede verlos, cuánto tiempo se guardan y qué derechos tienes. Léelo con calma y, si algo no queda claro, pregunta a tu empresa: es quien decide cómo se usa la herramienta y quien debe resolver tus dudas.

2. Quién trata tus datos

La responsable de tus datos es tu empresa: «[nombre de tu empresa]». Es ella quien decide registrar tu jornada (porque la ley se lo exige), quién accede a los datos y para qué se usan. Cualquier duda, solicitud o queja sobre tus datos debes dirigirla a ella, a través de «[contacto de RR. HH. o de privacidad de tu empresa]».

Jornal es la herramienta. El proveedor de Jornal actúa como encargado del tratamiento: trata tus datos únicamente por cuenta de tu empresa y siguiendo sus instrucciones, conforme al artículo 28 del RGPD. No usa tus datos para fines propios, ni publicidad, ni los vende a nadie. Los datos se alojan en la Unión Europea.

3. Qué se registra cuando usas Jornal

Cuando usas la aplicación, se registran estos datos sobre tu jornada:

• Tus fichajes de entrada y salida, con la hora y con la forma en que se hizo el fichaje (manual, con QR, con verificación de ubicación o automático).
• Tus pausas durante la jornada (inicio y fin).
• Tus horas extra, si tu empresa las gestiona con Jornal: las horas previstas, las trabajadas y cómo se compensan.
• Las correcciones que solicitas sobre tus fichajes, con el motivo que escribas y la respuesta de tu empresa.
• Tus turnos y los cambios de turno que pidas, si tu empresa organiza el trabajo por turnos.
• Tus vacaciones y ausencias: las fechas que solicitas y si se aprueban o no.
• Tu horario asignado: los días y franjas en que te corresponde trabajar.

Además, para que puedas usar la aplicación, se guardan tu nombre, tu correo electrónico y tu puesto o rol dentro de la empresa.

4. La verificación del fichaje

Algunos centros de trabajo exigen comprobar que estás realmente allí en el momento de fichar. Si el tuyo lo exige, la comprobación se hace de una de estas dos formas:

• Con un código QR que se muestra en el centro de trabajo y que escaneas al fichar. El código caduca en cuestión de minutos y no contiene datos personales.
• Con tu ubicación: al pulsar el botón de fichar, tu dispositivo envía tu posición y el sistema comprueba si estás dentro de la zona del centro de trabajo.

Es importante que sepas cómo funciona la verificación por ubicación: tu ubicación exacta no se guarda. El sistema la usa solo un instante para calcular a qué distancia estás del centro de trabajo, y lo único que queda registrado es esa distancia. Tus coordenadas se descartan.

La ubicación se comprueba únicamente en el momento de fichar y solo si tu centro lo exige. Nunca hay seguimiento continuo de dónde estás, ni durante la jornada ni fuera de ella. Tu empresa está obligada a informarte a ti y a tus representantes de forma expresa, clara y concisa antes de usar este tipo de verificación (artículo 90 de la LOPDGDD); este documento forma parte de esa información.

5. Fichaje automático

Si tu empresa lo tiene activado, el sistema puede crear fichajes de forma automática según el horario que tienes asignado, sin que tú pulses ningún botón. Estos fichajes reflejan tu horario teórico, no necesariamente tu jornada real, y por eso:

• Quedan marcados como automáticos, de modo que siempre se distinguen de los fichajes que haces tú.
• Siempre puedes pedir su corrección para que reflejen tu jornada real: si un día entraste más tarde, saliste antes o no trabajaste, solicita la corrección desde la propia aplicación.
• Tu solicitud la revisa una persona de tu empresa, que la aprueba o la rechaza. Ninguna decisión sobre tu jornada la toma solo una máquina.

Los días con vacaciones aprobadas quedan excluidos: el sistema no crea fichajes automáticos en esos días.

6. Quién puede ver tus datos

• Tú: puedes consultar en cualquier momento tus fichajes, pausas, horas extra, turnos, vacaciones y correcciones desde la aplicación.
• Las personas administradoras de tu empresa (por ejemplo, tu responsable o el personal de RR. HH.): ven los datos de jornada de la plantilla de tu empresa para gestionarla. Solo de tu empresa: cada empresa ve únicamente sus propios datos.
• La representación legal de la plantilla (si existe en tu empresa): puede consultar el registro de jornada, solo en modo lectura, porque así lo marca la ley (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social: si lo requiere, tu empresa debe facilitarle el registro de jornada. La aplicación permite a tu empresa exportarlo para ese fin.

Tus datos no se comunican a nadie más, ni se usan para publicidad, ni se venden a terceros.

7. Cuánto tiempo se conservan

Los registros de jornada se conservan al menos 4 años, porque así lo exige la ley (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Durante ese tiempo deben permanecer a disposición tuya, de tus representantes y de la Inspección de Trabajo. Tu empresa puede decidir conservarlos más tiempo si lo necesita, por ejemplo para atender reclamaciones, pero nunca menos de esos 4 años.

8. Por qué no te pedimos consentimiento

Quizá te sorprenda que nadie te haya pedido permiso para registrar tu jornada. La explicación es sencilla: registrar la jornada es una obligación legal de tu empresa, no una opción. La base que legitima el tratamiento de tus datos es esa obligación legal, no tu consentimiento.

De hecho, pedirte consentimiento no sería válido: en la relación laboral hay un desequilibrio entre empresa y persona trabajadora, y la Agencia Española de Protección de Datos considera que un consentimiento dado en ese contexto no es realmente libre. Por eso el registro de jornada no se apoya en él. Eso no reduce tus derechos: los tienes todos, como se explica en la sección siguiente.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como responsable de tus datos, es tu empresa quien debe atender tus derechos. Puedes ejercerlos escribiendo a «[contacto de RR. HH. o de privacidad de tu empresa]»:

• Acceso: saber qué datos tuyos se tratan y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos. Para los fichajes, el camino habitual es la solicitud de corrección dentro de la propia aplicación.
• Supresión: pedir que se borren tus datos cuando proceda. Ten en cuenta que los registros de jornada no pueden borrarse mientras dure el plazo legal de conservación de 4 años.
• Oposición y limitación: oponerte a ciertos tratamientos o pedir que se limiten, en los casos que prevé la normativa.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, cuando proceda.

Si consideras que tu empresa no ha atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en www.aepd.es. También puedes acudir antes a la representación legal de la plantilla, si existe en tu empresa.

10. Un consejo sobre los campos de texto libre

Algunas solicitudes de la aplicación (correcciones de fichaje, vacaciones, cambios de turno) tienen un campo de texto para explicar el motivo. Un consejo práctico: no escribas en esos campos datos de salud ni información íntima — ni tuya ni de otras personas. Basta con un motivo breve y general, por ejemplo «olvidé fichar a la salida» o «asunto personal».

Si necesitas comunicar una baja médica o cualquier cuestión de salud, usa el canal oficial que tenga tu empresa para ello (normalmente RR. HH.), no los campos de texto de Jornal. Así esa información queda en el circuito adecuado, con las garantías que merece.

11. Dónde ampliar la información

La información completa sobre cómo funciona Jornal y cómo trata los datos está en la Política de privacidad de la aplicación. Para todo lo relativo a tus datos como persona trabajadora — qué se registra, por qué y qué derechos tienes — tu interlocutor es tu empresa: «[nombre de tu empresa]», a través de «[contacto de RR. HH. o de privacidad de tu empresa]».